Главным продуктом любой проектной организации является проектная документация, а создающие этот продукт сотрудники — самый важный рабочий ресурс
Задача руководства проектной организации — наладить внутренние процессы в компании таким образом, чтобы эффективность работы сотрудников и качество основного продукта были максимальными.
Для этого очень важно оградить персонал от выполнения изматывающей рутинной работы, повторяющейся день ото дня. Проектировщики должны заниматься проектированием и формированием главного продукта компании, а не операционной «текучкой».
Вспомогательные процессы следует направить в сторону — на создание удобной инфраструктуры проектировщикам, которая поможет им получать необходимую информацию (быстро и в нужном виде). Всё это положительно скажется на итоговом результате при подготовке проектной документации.
В идеальном случае проектировщик не должен тратить своё время на получение исходных данных от заказчика, создание шаблонов и другие рутинные операции по оформлению проектной документации. Особенно, если всё это можно автоматизировать с помощью специальной системы SODIS Docs.
Но это ещё не все факторы, снижающие эффективность… Проектировщики часто отвлекаются на лишний сбор данных и оформление ответов по замечаниям, используя неудобные форматы, предоставленные заказчиками (Word, PDF, Excel, электронная почта). А в ряде случаев такую документацию ещё нужно распечатывать.
Это неэффективно: компания теряет рабочее время квалифицированных специалистов, а время работы проектировщиков — ваши деньги!
Все рутинные процессы компании, которые тем или иным образом касаются проектировщиков и требуют их участия, можно автоматизировать с помощью специальной платформы для проектных организаций Lement Pro
Давайте рассмотрим основные возможности этого решения.
Согласитесь, для продуктивной работы проектировщика важно, чтобы вся необходимая рабочая информация всегда находилась под рукой. Это:
При соответствующей настройке информационных потоков в Lement Pro, вся рабочая информация будет автоматически поступать проектировщику в нужный момент и всегда с ним находиться в актуальном состоянии
Наличие готовых шаблонов проектной документации существенно сохраняет время квалифицированных специалистов и увеличивает производительность их труда
Каждый сотрудник в своей работе над новым проектом тем или иным образом пользуется собственными разработками. При этом важно, чтобы все шаблоны проектной документации хранились и совершенствовались централизованно в компании ответственными сотрудниками по направлениям (например, руководителями профилирующих отделов).
При запуске нового проекта система автоматически создаёт отдельный шаблон под конкретный проект с заполнением его рабочих параметров: шифры, наименование работ, реквизиты договора и заказчика, состав проекта и т. д.
После генерации шаблона по проекту система Lement Pro создаёт задачу ответственному проектировщику с уже готовым шаблоном документа, исходными данными и техническим заданием.
Подготовка проектной документации предусматривает взаимодействие проектировщика с другими участниками проекта (разработчиками смежных разделов, руководителями подразделений, ГИП).
Платформа Lement Pro создаёт специальное электронное рабочее пространство для организации совместной работы, а также позволяет структурировать все коммуникации
Каждый проектировщик получает свою персональную задачу по разработке проектной документации. Она является подзадачей комплексного задания по разработке проекта в целом, где назначается ответственный (например, ГИП или руководитель структурного подразделения).
Все участники проекта находятся в едином виртуальном рабочем пространстве и по ходу выполнения проектных работ могут в удобном для себя виде обмениваться информацией, в том числе используя мобильные устройства.
Lement Pro позволяет организовать коммуникации по двум наиболее распространённым моделям (в зависимости от стиля управления в компании):
Для сбора и оформления документации мы рекомендуем дополнительно использовать систему SODIS Docs, позволяющую организовать совместную работу над каждым отдельным разделом, исключить ошибки и временные затраты проектировщиков на оформление документации.
Согласование и подписание внутри компании — важный этап разработки проектной документации
Система Lement Pro позволяет полностью автоматизировать эти процедуры. Причём это реализовано настолько удобно, что проектировщику достаточно завершить свою задачу по разработке документации, а дальше она самостоятельно уйдёт на согласование по установленному в компании маршруту (например, к руководителю отдела, потом к нормоконтролеру, после чего — к директору).
История переписки сохраняется в одном месте. Можно легко найти замечания, высказанные каждым участником процедуры согласования, а также все ревизии и правки документа.
Как вы сегодня работаете с замечаниями заказчика? Давайте рассмотрим несколько распространённых ситуаций.
Замечания заказчика могут поступать по-разному: устно (самый нежелательный формат), в письменном виде на бумаге, в письме по почте, в виде вложенного (Word, Excel, PDF) документа по почте (так происходит в 90 % случаев).
Что вы делаете дальше?
Как правило, такая процедура повторяется несколько раз. И в какой-то момент согласование заходит в тупик, назначается совещание по проекту. Все стороны готовятся к этому совещанию, просматривают документацию, изучают переписку и поднимают всю историю коммуникации с заказчиком…
Это знакомо каждой проектной организации. Пробовали ли вы оценить, сколько всё это отнимает времени и насколько усложняет работу над проектом? Учитывая, что аналогичная работа проводится по десяткам проектов одновременно — хаос приобретает масштаб «катастрофы».
Вы можете наладить документооборот и всю операционную коммуникацию — отдельно регистрировать каждое замечание и запрос на внесение изменений в проектную документацию
Изучите коллекцию полезных моментов, которые станут возможны при использовании платформы Lement Pro:
В результате каждый выполняет свои обязанности, более рационально распоряжается собственным временем и ответственнее подходит к устранению замечаний. Информация всегда под рукой, что упрощает контроль и экономит время каждого участника цепочки согласования изменений.
Те, кто застал работу в старые времена, помнят, как в соответствующие отделы проектных институтов сдавались архивные экземпляры проектной документации с подписями. Что происходит сегодня? Многие компании закрывают на это глаза и просто не ведут у себя юридически значимых архивов с подписями ответственных лиц. А там, где архивы ещё создаются, делается это всё равно по старинке, на бумаге.
При работе с платформой Lement Pro реестр и архив проектной документации автоматически сохраняются в системе без всяких на то усилий со стороны компании.
В такой базе находится не только вся архивная документация, но и документы, которые находятся ещё только на стадии создания — есть возможность просмотра всех замечаний и согласований по каждому проекту.
Автоматически формируется «база знаний», а также история выполнения работ с фиксацией всех согласований/отклонений/замечаний сотрудников и соответствующих сроков.
Lement Pro предоставляет возможность использования электронных цифровых подписей (ЭЦП), что делает всю процедурную сторону внутренних согласований юридически значимой.
Хотите узнать больше о возможностях Lement Pro? Например:
Оставьте заявку на расширенную консультацию и предоставление демо-доступа к платформе Lement Pro.
