Бизнес-процесс — это ряд связанных между собой мероприятий, направленных на создание определенного продукта или услуги. Звучит слишком сложно? С помощью Lement Pro работа с процессами станет намного проще. Мы разработали простой и одновременно функциональный редактор маршрутных схем, который позволяет ввести любой бизнес-процесс в Lement Pro — независимо от нотации и глубины описания бизнес-процесса. Мощный движок процессов может обрабатывать сотни задач и документов ежедневно.
Описаны бизнес-процессы в вашей компании или нет — для внедрения Lement Pro (Lement Pro Standard, Lement Pro EM, Lement Pro Building) не особенно важно. Если в компании уже проделана эта работа и бизнес-процессы постоянно актуализируются (а не просто «легли на полку»), это хороший «фундамент» для начала использования Lement Pro. А если не описаны — появляется хороший повод для внедрения системы управления бизнесом, которая поможет структурировать работу и со временем выделить и описать как минимум ключевые бизнес-процессы. Как один из вариантов — функциональность процессов в системе Lement Pro может использоваться просто как функциональность маршрутов (например, маршрутов прохождения документов).
Если в качестве примера рассматривать деятельность коммерческой организации (например, компании, занимающейся проектированием), в Lement Pro можно начать с основного — процесса продажи услуги клиенту. В этом случае стартом работ в системе будет считаться подготовка и согласование коммерческого предложения (или документации для участия с тендере), продолжением — разработка и подписание договора, а завершением — формирование проекта по заключённому договору с заказчиком. Весь этот процесс можно организовать в Lement Pro вручную, а можно полностью автоматизировать. Во втором случае автоматизировать можно каждый шаг: например, документ может автоматически направляться на согласование заместителю генерального директора, если сумма договора меньше 1 млн рублей, или автоматически направляться на согласование генеральному директору, если сумма договора больше. В случае отклонения договора он может направляться заново по всей цепочке согласования или проходить только ограниченный круг согласования.
Возможности управления процессами в Lement Pro (недоступно в версии Lement Pro Lite):
- графический редактор маршрутных схем;
- возможность задания рабочих групп в рамках каждого этапа маршрута;
- возможность задания условий перехода между этапами маршрута;
- автоматическое заполнение полей на основе внутренних переменных;
- запуск процесса по созданию задачи, документа или любого другого объекта системы (в версиях Lement Pro EM и Lement Pro Building);
- проверка маршрута на корректность внутренними возможностями системы;
- возможность запуска процесса по электронному письму;
- уведомления на электронную почту в рамках процесса;
- автоматическая генерация документов (MS Word и MS Excel) на основе шаблонов в процессе прохождения маршрута.
В чём преимущества для руководителя?
- внедрение системы без привлечения программистов — все бизнес-процессы настраиваются в несложном графическом редакторе, внешне схожем с MS Visio и другими программами такого рода;
- внедрение системы можно осуществлять без привлечения дорогостоящих консультантов: даже если бизнес-процессы не описаны — это не повод останавливать внедрение;
- возможность корректировки бизнес-процессов во время работы.
В чём преимущества для исполнителя?
- система может использоваться в любой компании любым сотрудником — для работы с бизнес-процессами не требуются дополнительные навыки или знания;
- руководитель видит влияние каждого сотрудника на конкретный бизнес-процесс — независимо от уровня подчинённости;
- при необходимости сотрудник может не видеть весь процесс целиком, получая только конкретную задачу на выполнение или документ на согласование
Пример работы с бизнес-процессами в Lement Pro:
Вариант 1 — бизнес-процессы «из коробки». На самом деле, описанный бизнес-процесс не обязательно должен настраиваться в графическом редакторе. Если процесс прост, можно использовать базовые возможности. Например, секретарь будет самостоятельно определять, кому на рассмотрение направить входящее письмо, а исполнитель (в зависимости от конкретного проекта) — самостоятельно определять, кому направить исходящее письмо. По нашим данным, до 70 % бизнес-процессов даже крупной компании может работать без настраиваемых цепочек — то есть с помощью базовых возможностей Lement Pro.
Вариант 2 — настраиваемые бизнес-процессы. Бизнес-процессы в Lement Pro настраиваются в простом графическом редакторе, разобраться в котором может не только наш консультант, но и делопроизводитель или аналитик. Если базовых возможностей Lement Pro не достаточно, и они не «закрывают» весь фронт бизнес-процессов, можно настроить цепочки поручений. В этом случае система будет автоматически направлять поток информации компании в зависимости от условий в схеме.
Далее:
- по мере выполнения работ процесс обрастает информацией: документами, поручениями, комментариями;
- вся информация, которая появляется в ходе работ по процессу остаётся в системе Lement Pro и связана непосредственно с конкретными проектами, исполнителями, документами и целями;
- маршрут процесса может со временем изменяться — при этом все изменения будут мгновенно фиксироваться в системе
Видеоролик о процессах в Lement Pro:
