Управление задачами и поручениями — неотъемлемая часть во всей линейке продуктов Lement Pro. Задачи и поручения могут возникать как по проектам, так и без привязки к проектам. В работе каждой компании количество задач и поручений постепенно нарастает как «снежный ком», и без грамотно настроенного инструмента даже руководитель не всегда может вспомнить, какие поручения он давал и когда.
Что такое задача в линейке продуктов Lement Pro? Задача в Lement Pro Lite, Lement Pro Standard, Lement Pro EM и Lement Pro Building может быть краткосрочным разовым поручением для отдельного сотрудника или весомой частью какого-либо проекта с большим количеством этапов и участников. Задача — это очень широкая сущность в Lement Pro, дополненная гибкой возможностью создания собственных типов. Например, типом задачи может быть: «CRM», «Совещание», «Helpdesk», «Заявка за закупку», «Подготовка документа», «Закрытие акта» — и многое другое. Всё это можно настроить персонально для вашей компании.
При этом задача может быть связана с любым другим элементом системы. Например, «Подготовка коммерческого предложения» продолжается регистрацией «Договора с заказчиком», по которому создаётся резолюция (задача по исполнению документа), которая в свою очередь становится началом большого проекта. Каждая задача по этому проекту — отдельная рабочая группа, объединённая общими целями. Всё это может создаваться как пользователями системы, так и автоматически — в рамках настроенного маршрута (кроме Lement Pro Lite).
В рамках данного функционального блока исполнители могут:
- вести переписку и обмениваться файлами
- формировать план работ по событиям (с автоматическими напоминаниями)
- регистрировать документы, привязанные к задачам
- создавать подзадачи (в том числе с заранее настроенными маршрутами — кроме Lement Pro Lite)
- и многое другое!
Например, «Открытие нового офиса» — это проект, который может состоять из таких задач как «Найти место для нового офиса», «Разработать дизайн интерьера», «Заключить договор аренды», «Выбрать бригаду для ремонта» и пр. При этом система Lement Pro автоматически сгруппирует нужные данные в формате отчётов.
В Lement Pro созданы мощные и одновременно простые для настройки механизмы, позволяющие автоматически группировать задачи по нужным признакам. Например, по исполнителям, важности и срочности, по объектам, по стадии выполнения, по статусам — так, как нужно именно вашей компании. Это позволяет не тратить время на поиск нужной информации, а получать нужную информацию руководителям и исполнителям мгновенно — на основе заданных условий. При этом информацию каждый пользователь видит в зависимости от настроенных полномочий.
Lement Pro легко покажет какой пользователь перегружен задачами, какие задачи нужно решить максимально срочно, а какие задачи по проекту уже просрочены или будут просрочены в ближайшие сутки!
В чём преимущества для руководителя?
- руководитель всегда в курсе, чем конкретно заняты его подчинённые: над какими проектами и поручениями они работают сегодня, а какие находятся в режиме ожидания
- руководитель всегда знает, какие поручения являются просроченными (даже если он уже успел о них забыть) и почему — возможно, сотрудник просто перегружен, но понять это без использования системы управления может быть очень сложно
- руководитель всегда может скорректировать ход работ по поручениям и, при необходимости, за несколько секунд привлечь на помощь дополнительных специалистов, которые сразу получат доступ ко всем наработанным данным
В чём преимущества для исполнителя?
- не нужно пытаться застать начальство в офисе или по телефону, чтобы уточнить детали — достаточно запросить в системе информацию по конкретному поручению и дождаться ответа от руководства
- не нужно готовить регулярные отчёты для предоставления руководству - вся работа осуществляется в системе и видна руководству
- нет необходимости отчитываться по каждому поручению на планёрке — ход исполнения каждого поручения руководитель видит через веб-браузер
Пример работы с задачами и поручениями в системе Lement Pro:
Вариант 1 — структурированная работа. Если в компании описана организационная структура, функции и состав структурных подразделений, бизнес-процессы, а также составлены все регламенты — это хороший фундамент для начала внедрения Lement Pro (любой версии). В этом случае вся информация будет использована при внедрении системы и внедрение пройдёт максимально быстро и эффективно.
Вариант 2 — неструктурированная работа. Если в компании по какой-либо причине не описаны функции, процессы и не сформированы регламенты — это не проблема при внедрении Lement Pro. К примеру, компания может находиться в стадии активного роста и попытки описать её деятельность могут не успевать за изменениями. Даже в этом случае Lement Pro поможет компании сфокусироваться на ключевых целях, связывая в единое целое всю наработанную информацию.
Далее:
- по мере выполнения работ задачи обрастают информацией: уточняющими данными, подзадачами и т.д.
- вся информация, которая появляется в ходе работ над задачей остаётся в системе Lement Pro и может быть связана непосредственно с конкретными проектами, исполнителями, документами и целями
- к работе над задачами могут привлекаться внешние специалисты: подрядчики, партнёры и т.д. При этом они получают в системе управления тот уровень доступа, который определяет именно ваша компания
- после завершения задачи все накопленные данные остаются в системе управления Lement Pro и могут быть использованы в дальнейшей работе (при работе над другими задачами или при вводе в работу новых сотрудников)
Если вы не знаете как лучше выстроить работу с задачами и поручениями в Lement Pro — обратитесь к нам и мы подскажем наиболее эффективную схему именно для вас!
Видеоролик об управлении задачами и поручениями в Lement Pro
