Время «тяжёлых» и медленных систем электронного документооборота, настраиваемых силами целого штата программистов, давно ушло в прошлое. Любая версия Lement Pro — современная система электронного документооборота, которая может быть настроена собственными силами компании, а время отклика составляет не более 1–2 секунд. При этом документы не должны существовать «в вакууме» — каждый договор, письмо или акт могут быть связаны с конкретными проектами, поручениями и целям.
С помощью Lement Pro (Lement Pro Lite, Lement Pro Standard, Lement Pro EM, Lement Pro Building) можно существенно упростить и наладить весь комплекс работ с документами: приём и регистрация корреспонденции, формирование и рассылка приказов, контроль исполнения поручений, договорная работа и закрытие актов — Lement Pro позволяет настроить любые типы и виды документов, которые нужны для вашей компании.
Каждый вид и тип документа может быть настроен так, как нужно именно вам — каждая карточка документа состоит из тех полей, которые требуются. Каждое поле в документе может быть числовым, текстовым, ссылкой на справочник, списком из выпадающих полей. Числовые поля могут быть вычисляемыми, что позволит автоматически считать (например) долг по договору в случае оплаты аванса.
Дополнительные расширенные возможности (доступны во всей линейке продуктов Lement Pro) позволяют не только выстроить маршрут для каждого документа и связать документы с поручениями, но и автоматически формировать документы форматов *.docx и *.xlsx (MS Word и MS Excel соответственно) на основе внесённых в систему данных. То есть, достаточно один раз настроить шаблон для исходящего письма, коммерческого предложения, договора с заказчиком или акта выполненных работ — и создавать его в системе по нажатию на кнопку или автоматически в рамках маршрута.
Возможности электронного документооборота в Lement Pro:
- настройка видов и типов документов согласно принятой в компании номенклатуры дел
- настройка справочников и нумерации
- настройка маршрутов прохождения документов — в зависимости от вида или типа
- возможность отправки на согласование выделенным пользователям системы без маршрута
- сохранение истории обсуждения каждого конкретного документа
- возможность указать окончательные версии документов до перевода на исполнение
- автоматическая генерация документов на основе шаблонов MS Word и MS Excel
- хранение документов в архиве или удаление документов
В чём преимущества для руководителя?
- электронный документооборот не живёт отдельной жизнью — документы связаны со всей деятельностью компании: от разработки до отправки на исполнение
- простой и понятный веб-интерфейс системы позволяет не тратиться на длительное обучение сотрудников — для работы достаточно базового регламента
- нет необходимости держать в штате программиста для настройки и поддержки системы электронного документооборота
В чём преимущества для исполнителя?
- простой и понятный веб-интерфейс системы с почтовыми уведомлениями позволяет быстро включиться в работу
- связь документов с другими объектами системы — задачами, поручениями, совещаниями, проектами и целями
- быстрый доступ к уже разработанным и согласованным документам
В чём преимущества для делопроизводителя?
- реестры любых типов документов могут быть сформированы мгновенно — без длительной настройки и программирования
- необходимые типы документов будут связаны с поручениями — делопроизводитель всегда будет в курсе на какой стадии находится разрабатываемый или исполняемый документ
- отправка необходимых карточек документов на печать с сохранением истории комментариев согласования и выгрузка необходимых реестров в MS Excel
Пример работы с документами в Lement Pro:
Вариант 1 — документооборот «из коробки», практически без дополнительной настройки. Чтобы использовать базовые возможности электронного документооборота системы Lement Pro, достаточно настроить карточки для каждого типа документа. Маршруты в этом варианте определяются создателем конкретного документа. При этом осуществляется сохранение версий, история согласования и подписания, связь с поручениями и проектами.
Вариант 2 — документооборот с настраиваемыми схемами прохождения документов. Если маршруты прохождения документов достаточно сложные, можно прописать маршруты с возможностью эскалации по таймеру, разветвлению в зависимости от каких-либо параметров (например, суммы договора или срочности) и многое другое. Все настройки схем прохождения осуществляются с помощью графического редактора и не требуют программирования.
Далее:
- по мере выполнения работ карточки документов обрастает дополнительной информацией: комментариями, связями с другими документами в системе, версиями файлов и пр.
- вся информация, которая появляется в ходе работ по документу остаётся в системе Lement Pro
- доступ к типам и видам документов гибко настраивается в зависимости от конкретного специалиста или группы специалистов
- после отправки документа в архив все накопленные данные остаются в системе управления Lement Pro и могут быть использованы в дальнейшей работе
Видеоролик о работе с электронным документооборотом в Lement Pro
