В современных условиях ведения бизнеса работа по проектам не может осуществляться без специализированного программного обеспечения. Исполнители должны иметь возможность вовремя отчитаться о проделанной работе, руководитель проекта — видеть все активности по проекту, своевременно подключая новых сотрудников и внешние организации, а топ-менеджеры — видеть картину в целом с возможностью детализации вплоть до задач каждого сотрудника в отдельности.
Вся линейка продуктов Lement Pro (Lement Pro Lite, Lement Pro Standard, Lement Pro EM, Lement Pro Building) позволяет работать с проектами, отмечая вклад каждого специалиста в работу. Освоить основы управления проектами в Lement Pro можно всего за несколько минут. Сразу после этого система станет незаменимым помощником для всех участников проекта: руководителей, исполнителей (от делопроизводителей до инженеров), подрядчиков и партнёров.
В процессе работы над проектами сотрудники компании могут обмениваться комментариями и файлами, привлекать к работе других сотрудников, а также внешних специалистов, подрядчиков или консультантов. Дополнительно обеспечивается связь с электронным документооборотом компании: за проектом могут быть закреплены договора с заказчиками и подрядчиками, акты выполненных работ, корреспонденция и другие типы документов.
Проект в Lement Pro не существует сам по себе: все поручения по проекту, вся корреспонденция по проекту (входящие и исходящие письма), договоры с заказчиками и поставщиками, акты выполненных работ и контроль оплаты, все внутренние процессы компании — вся информация привязана к проекту и не может быть случайно удалена или потеряна.
В версиях Lement Pro EM и Lement Pro Building есть возможность создавать иерархические структуры для произвольного количества типов объектов, отображать их в зависимости от настроек системы, наполнять произвольными настройками и данными, задействовать категории и типы в проектах компании. Все собственные категории и типы объектов могут быть задействованы во всех блоках, включая работу с проектами.
В версии Lement Pro Building можно получать доступ к модели, связанной с проектом — без использования сложного специализированного ПО (через браузер).
В чём преимущества для топ-менеджера?
- единое рабочее пространство («рабочее место») руководителя — без необходимости переключаться между несколькими системами и без необходимости собирать совещание по любому поводу
- полный контроль работ и управление проектами и процессами с необходимым уровнем детализации — вплоть до конкретного сотрудника, конкретного поручения, или конкретного документа
- доступ ко всей актуальной информации по каждому проекту — не только в офисе, но и за его пределами (в командировке и т.д.), включая доступ к модели здания или сооружения (в версии Lement Pro Building)
В чём преимущества для руководителя проекта?
- контроль хода исполнения любого количества проектов или поручений — без огромного количества совещаний, дополнительных писем и звонков подчинённым с требованием уточнить текущее состояние дел по проекту
- видимость «проблемных мест» непосредственно в системе управления проектами и возможность влиять на ход исполнения в процессе работы над поручениями, а не по факту (когда перенос сроков будет стоить уже слишком дорого)
- доступ ко всей актуальной информации по каждому проекту — не только в офисе, но и за его пределами (в командировке и т.д.), включая доступ к модели здания или сооружения (в версии Lement Pro Building)
В чём преимущества для исполнителей?
- уменьшение количества длительных совещаний и докладов — непосредственный руководитель (или руководитель проекта) всегда в курсе загрузки подчинённых и хода выполнения поручений
- принцип «одного окна» — вся необходимая информация по проектам и по всей текущей работе (события, корреспонденция, договоры, поручения руководства) находится в одной системе управления проектами
- эффективное взаимодействие с партнёрами или подрядчиками в одной системе управления проектами — в отличие от электронной почты, сообщение в Lement Pro гарантированно будет доставлено адресату и не потеряется в почтовых ящиках, а займёт своё место в структурированном общении
В чём преимущества для внешних специалистов?
- доступ партнёров и подрядчиков к актуальной информации по совместным проектам и документам — без потерянных версий и некорректно переданной информации (доступ предоставляется строго с учётом прав конкретного пользователя в системе управления Lement Pro)
- уменьшение количества совещаний и переговоров за счёт структурирования рабочей переписки по проектам
- мгновенная и гарантированная доставка информации по конкретным задачам в проекте (ситуации «попало в спам» или «потерялось среди других писем в почте» исключены)
Пример работы по проектам (управление проектами) в Lement Pro:
Вариант 1. Проект уже сформирован на бумаге или в MS Project (определены ответственные, сроки и условия). В этом случае всё просто: настройка системы осуществляется практически мгновенно, данные структурировано вводятся в систему Lement Pro (в том числе с помощью автоматической загрузки проекта из MS Project и последующей синхронизацией).
Вариант 2. Проект ещё не сформирован (не назначены ответственные, не сформирован бюджет, не определены сроки и т.д.). В этом случае начать обсуждение будущего проекта можно непосредственно в системе Lement Pro, в дальнейшем обсуждение постепенно перерастёт в глобальный проект, а вся предварительная переписка будет доступна в дальнейшем.
Далее:
- по мере выполнения работ по проекту он обрастает информацией: договорами, актами, корреспонденцией, уточняющими данными и т.д.
- вся информация, которая появляется в ходе работ по проекту остаётся в системе Lement Pro и связана непосредственно с конкретными проектами, исполнителями, документами и целями
- к работе над проектом могут привлекаться внешние специалисты: подрядчики, партнёры и т.д. При этом они получают в системе управления тот уровень доступа, который определяет именно ваша компания
- после завершения проекта все накопленные данные остаются в системе управления Lement Pro и могут быть использованы в дальнейшей работе (в следующих проектах при вводе в работу новых сотрудников или во время «разбора полётов»)
- при необходимости — данные по проекту синхронизируются с MS Project
Работе с проектами в Lement Pro легко научиться вне зависимости от стажа и опыта работы — это не сложнее, чем работать с электронной почтой.
Видеоролик о работе по проектам
