Вы когда-нибудь задумывались о том, сколько времени ваша компания ежедневно тратит на совещания, звонки, согласования и другие рутинные операции? Изо дня в день то, что по сути бесполезно, съедает ваше время и впустую расходует трудозатраты вашей компании.
Действительно, долгие заседания по требующим коллективного решения вопросам — один из способов похоронить не только время, но и зачастую оттянуть предмет обсуждения. Но совещания совещаниям рознь. Мы предлагаем вам оставить суть привычных собраний и даже её преумножить, отбросив всё то, что бесцеремонно отнимает ваше время. Как это происходит: каждый день и даже каждый час вы обсуждаете насущные вопросы по проектам, получаете данные, корректируете действия подчиненных и держите в курсе происходящего заказчика — при этом не тратите время ни на звонки, ни на встречи, ни даже на переписку по электронной почте с целью проговорить/согласовать/показать. Всё решается здесь и сейчас, в момент возникновения вопроса он решается, в минуту, когда понадобились данные, они запрашиваются у первоисточника.
С Lement Pro вы не только минимизируете время на прохождение проекта документа по длинному маршруту согласования и подписания, но и практически полностью ликвидируете этап составления этого документа.
Официальные письма, презентации и даже коммерческие предложения Lement Pro сформирует за вас: вам нужно только заполнить несколько полей предложенной системой формы (наименование компании заказчика, код названия и стоимость работ, сроки и ФИО подписанта) — и документ готов! Оформленный на фирменном бланке, с точно рассчитанной поэтапно стоимостью, подкреплённый сопроводительным письмом с грамотно составленным по теме коммерческого предложения текстом, он будет направлен на подписание уполномоченному лицу. Вы же можете незамедлительно приступать к следующему проекту и проявлять свои профессиональные качества — это по ним, а не по скорости набора текста и передвижения по офису с бумагами в руках, оценивают сотрудников грамотные руководители! Последние, помимо прочего, дорожат креативными умами, которым вся эта офисная рутина — весомая преграда на пути к реализации больших идей.
Прежде всего — отказаться от привычного. Вычеркнуть из своих бизнес-будней совещания. Они не нужны, если вы пользуетесь Lement Pro — ручаемся!
Любое поручение формируется в задачу. Каждая задача в структурированном виде хранит себе обсуждения и материалы по проекту, руководителю не придется искать «виноватого» в случае возникновения спорной ситуации: кто инициировал действие, кто внес данные по документу, кто остановил исполнение — всё зафиксировано. У сотрудников нет надобности беспокоить руководителя с целью ускорить процесс подписания или согласовать тот или иной вопрос, активность каждого участника процесса зарегистрирована в системе. А в случае необходимости включения в процесс вышестоящего звена исполнитель приостанавливает задачу. Дальше система вновь дирижирует процессом без вашего участия: руководитель оповещён о надобности быть в задаче и решить вопрос, не терпящий его отсутствия, исполнитель ждёт команды от системы для дальнейших действий.
Найти проект годовалой давности, достать смету из договора 2010 г., запросить презентацию у отдела маркетинга, а чертежи — у проектировщиков…
Для этого не нужен координатор в лице секретаря или помощника отдела — для этого есть функция продвинутого поиска Lement Pro, которая позволит быстро найти документ любого типа, зарегистрированный в системе, и показать его в логической связке со всеми смежными «бумагами». Это опять же бережёт ваше время и позволяет быть неотъемлемой частью двигателя бизнес-машины, а не назначать в очередной раз архивариуса, прежде чем приступить к работе.
Если мы можем отказаться от привычного устоя в работе компании (отменить совещания, автоматизировать «механику» и оптимизировать процессы в целом), то с привычками и организацией личного времени каждого из нас всё не так просто.
Кто-то привык работать с раннего утра, а кто-то максимально продуктивен в «нерабочее время», ночью. Это, безусловно, не помеха для функционирования всего организма вашего бизнеса, но во избежание «перебоев» в его работе важно наладить так называемый пульс деятельности. Для этого достаточно регламентировать пользовательские действия по задачам. Например, обязать актуализировать статус задач минимум раз в неделю — таким образом, нить происходящего не оборвётся, задача не потеряет свою актуальность, сотрудники смогут работать в удобном им режиме, а руководство будет видеть, где работа кипит, а где — пора вмешаться.
В управлении любой современной компанией важную роль играет система мотивации персонала, в большей степени — материальной. Систем множество, и взглядов на выбор своей — тоже. Мы не будем говорить об эффективности того или иного подхода. Мы знаем минус, объединяющий все — расчёт эффективности.
Мы можем с лёгкостью пообещать всем руководителям, что их роль в этом непростом деле будет сведена к минимуму! На основании фиксированных за период данных система сама сформирует отчёт с учётом заданных KPI по каждому сотруднику и сгенерирует проект приказа о премировании или депремировании работника, направит документ на подписание директору. Директор подписывает готовый приказ прямо в системе, после чего у ответственных работников бухгалтерии автоматически создается задача по выплате премий. Важно, что система учитывает не только активность работника в задачах (мало отчитываться по задачам «отговорками» типа «не дозвонился, попробую позже») — анализируются все показатели, от интенсивности и соблюдения сроков до «осязаемого» результата по задаче.
Перечислить всё бесконечное множество преимуществ Lement Pro в одной статье невозможно. Мы привели самую малую часть того, что вызывает восторженные отклики наших новых клиентов и что так ценят «бывалые» пользователи Lement Pro! Реализовав в Lement Pro элементарное, вы запросите от системы максимума: материалы, оборудование, ресурсы, замечания, техника, строительные конструкции — это всё неотъемлемые элементы ВАШЕГО бизнеса, и у каждой компании они свои. Lement Pro управляет ими всеми без исключения. Однажды настроив модель управления вашей компании в Lement Pro, вы навсегда и с удовольствием погрузитесь в мир идеальной организации бизнеса!
Для более детального знакомства с Lement Pro оставьте заявку на нашем сайте www.lement.pro
