Деятельность компании: проектирование.
Численность персонала: 100.
Количество лицензий: 120.
Привлечение разработчиков Lement Pro для внедрения: на всех этапах внедрения.
Задействованная функциональность:
Описание:
в данном примере внедрение в компании длилось достаточно долго (больше года) и фактически не останавливается и сейчас. Хотя основная функциональность (задачи, документы, проекты) был внедрён достаточно быстро — в течение 2-х недель (причём, был осуществлён переход с другой системы, которая присутствует на рынке достаточно давно). Но при этом процессы в компании описывались последовательно, поэтому функциональность маршрутов был задействован не сразу. И только сейчас можно с уверенностью утверждать, что функциональность системы используется в компании на 100 %.
Стоит отдельно отметить, что численность лицензий, превышающая численность персонала — указана без ошибки. В данном случае компания предпочла наладить взаимодействие с ключевыми подрядчиками и партнёрами через Lement Pro. Таким образом, взаимодействие по задачам и документам с ключевыми подрядчиками и партнёрами ведётся без электронной почты.
Так как процессы были описаны достаточно подробно, для данного примера не составило сложностей не только выделить некоторые проблемы, но и посчитать итоги.
Сложность эффективной коммуникации в связи с большим количеством командировок и территориальной распределённостью компании.
Решение: создание единых задач и проектов для рабочих групп в Lement Pro.
Итог после внедрения: количество совещаний было сокращено на 60 %. Корпоративные траты на связь были сокращены на 75 %. Появилась возможность оперативно получать необходимую информацию в структурированном виде из любой точки мира.
Большие временные затраты подчинённых на подготовку отчётов о выполненной работе. Большие временные затраты руководителей на проверку отчётов.
Решение: перевод работы с поручениями, проектами и документами в Lement Pro.
Итог после внедрения: время на подготовку информации о проделанной работе сокращено на 25 %. Отчёты о выполненной работе сотрудники предоставляют без отрыва от основной деятельности: по собственным структурированным поручениям и документам в Lement Pro. Руководство имеет доступ к информации в любое время, в т. ч. удалённо.
Большие временные затраты на сбор информации для анализа ситуаций/проектов/процессов с целью принятия управленческих решений.
Решение: структурирование поручений и проектов в процессе внедрения Lement Pro.
Итог после внедрения: время на структурирование информации для анализа сокращено на 70 %. Мгновенный доступ к необходимой информации. Структурирование данных в необходимом руководителю виде происходит автоматически (по итогам настройки системы для каждого конкретного руководителя).
Длительный процесс согласования и подписания различных документов и выдача поручений (бумажный документооборот).
Решение: перевод бумажного документооборота в Lement Pro с учётом требований делопроизводителей компании и руководства компании.
Итог после внедрения: время на согласование, подписание документов и выдачу поручений сокращено в среднем на 70 % (в зависимости от типа документа — от 40 % до 70 %).
Поиск корпоративной информации по текущим работам или осуществлённым работам, взаимодействие с другими сотрудниками с целью получения этой информации.
Решение: использование внутренней системы поиска и структурирования информации в Lement Pro (с учётом полномочий сотрудников).
Итог после внедрения: время, затрачиваемое на поиск информации, сократилось в 5 раз. Также были сведены к минимуму случаи получения устаревшей информации.
